トラブル発生！？「添付ファイル」送受信時のマナーと注意

みなさんが普段やり取りしているビジネスメール。本文のほかに添付ファイルを送ることも多いですよね。勤務している会社ごとにルールがあり、それに則って送受信を行っていると思いますが…。

忙しい中、いちいちルールなんて気にしていられませんから、画像ファイルやデータファイルを気軽にポンポーンと送受信していませんか？

今回は、気楽に送ってしまうと危ない「添付ファイル」について、送受信時のマナーをご紹介します。

容量が大きすぎるファイルの送信

添付ファイルの容量が多くて、なかなか送信や受信ができずに困ったことはありませんか？

弊社でも、制作中のWebサイトに使用する写真や原稿を送っていただく際に、写真データの容量が大きいけど、どうやって送ったらいいの？とご相談いただくことも多いです。

えい！やあ！と容量の大きすぎるファイルを添付し、そのまま送信ボタンを押してしまうと…様々なトラブルを引き起こす可能性があります。

例えば、自分が大容量のファイルを送信しようとした場合を考えてみましょう。

企業によっては、一度に送信できる添付ファイルの容量を制限している場合があります。その場合、送信容量制限に引っかかって、そもそもメールそのものが送信できません。

メーラーの機能として、送信容量オーバーなどの表示が出る場合、クラウドストレージサービスなどを利用することで、その対策を立てることができます。利用できるサービスを制限している会社もあるので、これまたケースバイケースになりますが、容量オーバーで送信できない場合は、そもそも送信できないので、後でトラブルなど深刻な問題にはなりにくいですね。

仮に容量制限していなくても・・・

では制限を設けていなかった場合どうなるでしょうか。大容量のファイルを送信するには、どうしても時間がかかりますが、そのかかる時間は、利用中のネット回線の速度に依存します。

通信速度が遅すぎると、場合によっては読み込みに時間がかかりすぎて接続がタイムアウトしてしまいます。この場合はもちろんメールが送信できません。帰り際に大容量のメールを送ったつもりが届いておらず、そのままシャットダウン。クライアントに迷惑をかけてしまうというケースが想定されます。

サーバーをダウンさせてしまい大損失

さらに、送信時に引き起こされるトラブルはまだあります。
大容量の添付ファイル送信は、そもそもメールサーバーに負荷をかけます。利用しているサーバーによっては、その負荷に耐えられず、ダウンしてしまうんです。メールサーバーが落ちてしまうとどうなるかというと、大容量のファイルを送信しようとした人だけでなく、なんと、そのメールサーバーを利用している社員全員が、メールを使用できなくなってしまうのです！

急ぎのメールが送れない、メールが受信できないから納品されたかどうかも分からない、チェックにも回せない、タイミングが重要な営業メールも送れない、重要なクライアントへのレスができないなどなど、ありとあらゆるメールの送受信において、多大な迷惑をかけ、機会損失、そして売上損失へとつながってしまいます。

ちなみに使えなくなるのはメールだけではありません。一般的なレンタルサーバーでは、メールサーバーとwebサーバーが同じなので、メール送受信だけでなくなんと、御社のWebサイトも表示されなくなってしまいます。ECサイトをやっていたらさあ大変。一般のお客さんからの問い合わせ対応もまた、仕事になってしまいますね。

送信完了となっても油断は禁物

メーラーで、メール送信完了となった場合のお話です。

ここで送信できたと安心するのは、実はまだ早いんです。
大容量の添付ファイルが送信できたとしても、今度はメールの受信者側が、受け取るファイルサイズに制限をかけている可能性があります。こちらが20MBまでのファイルなら送信できても、受信側が10MBだけしか受信できなかったら…メールは相手に届きません。

まだまだトラブルのタネが

他にもトラブルの可能性があります。

大容量のファイルをメールで受信した後から、ほかのメールが届かなくなることもあります。
これは、メールサーバーの容量が制限を超えてしまった場合に起こります。

一般的にはメールサーバーにも容量に制限があり、その制限容量に達してしまうと、メールサーバーに残っているメールを削除して容量を空けるか、サーバー会社に連絡して、制限容量を上げない限り、新規メールを受信することはできません。いろいろとご紹介してきましたが、自分が送信したメールで、クライアントに多大な迷惑をかけてしまう可能性があるということを、もう一度よく理解しておいた方がいいかもしれませんね。

最良の方法

一般的には、添付ファイルは1MBまでにしておくのが望ましいといわれています。

安心かつ安全なのは、ファイル転送サービスを利用する方法です。無料で利用できる所はたくさんあるので、大容量ファイルはメールには添付せず、ファイル転送サービスを使用して送ってあげるのが良いと思います。ただしファイル転送サービスを利用する際には、ID・パスワードの設定はお忘れなく。

また、基本的なことですが、容量の大きいファイルをメールに添付した際は念のため、電話連絡をいれるのも大事です。

まとめ

メールに写真やファイル等を添付する際は、マナーを守って、トラブルを引き起こさないよう注意しましょう。