外部の人とファイルを共有する方法について
社外の方とネット上で仕事をする際、どうしても必要となるのはファイルのやり取りです。
例えば画像ファイル。サイズの大きなものはメールでやり取りするのは危険です。
送信に手間取っている間の時間がもったいないですし、そもそもサーバーへの負荷が大きすぎてメールが送れないなんて事態になりかねません。
社外の方々とファイルを共有する際に、ストレスフリーでメールよりももっと効率の良い方法はないのでしょうか。
クラウドストレージサービスを利用しよう
ファイル共有の際に利用したいのが、データストレージです。
クラウドストレージサービスなどと呼ばれ、ファイルサイズの大きな画像や動画ファイルの共有がスムーズに行えます。
現在は様々なサービスがリリースされていますが、料金面や使いやすさ、セキュリティ面などに注目して、使い勝手の良いサービスをピックアップしていきます。
無料で使えるサービス
Ⅰ.Dropbox
Dropboxといえば、クラウドストレージサービスのなかでも抜群の知名度とユーザー数を誇っています。
無料で利用できる容量は2GBと、ほかのサービスと比較しても最小クラスですが、ファイルの保存はDropboxのフォルダに入れるだけで自動保存されるので、非常に使いやすい点が魅力となっています。
また、間違って削除したファイルも復元機能があるので安心ですね。
スマートフォン用のアプリもあり、会社にいるときパソコンで保存したデータを外出先からスマホを使ってダウンロードし、データの確認や更新、客先での営業時に利用することができます。
Dropboxには他のサービスと同様にビジネス版も用意されており、こちらはセキュリティ保護されたファイル共有とストレージサービスが利用できます。
デメリットとしては、フォルダ事にしか権限管理ができない点と、閲覧のみといった細かい制限ができない点です。
Ⅱ.OneDrive
https://onedrive.live.com/about/ja-jp/
マイクロソフトが提供するファイル共有サービスです。マイクロソフトアカウントがあればすぐに使えます。
作成したファイルの公開範囲の設定や、相手を限定してフォルダを公開・非公開にできるほか、数あるファイル共有サービスの中でも、WordやExcelといったオフィス文書を保管するのに適している点も魅力です。
各フォルダにはURLがついており、URLで共有することができるので、特定の相手とすぐにファイルを共有したいときに適しています。無料で15GBまで使用できるのですぐに容量オーバーにはなりません。
マイナス面は特にありませんが、あえて言うならば更新履歴から特定のバージョンを復元することができない点です。
Ⅲ.Google Drive
Googleが提供するクラウドストレージサービスです。
Googleアカウントを持っていればすぐに利用できるサービスで、Gmailやドキュメント、スプレッドシートなど、他のGoogleサービスとの共有がスムーズなのが特徴です。
フォルダはもちろん、ファイルごとにも権限管理が可能なのはセキュリティ面でうれしい機能かもしれません。
無料プランでも15GBまで使用可能、有料プランについても100GBを月額205円で使える安さも魅力になっています。
マイナス面は、利用する際に「アップロードしたファイルの利用権をGoogleにも与える」へのチェックが必要になります。これを承知の上で使用する必要がありますね。
Ⅳ.Box
日本では馴染みが薄いかもしれませんが、Boxは世界で270,000社以上の企業で導入されているクラウドストレージサービスです。
日本でも2016年から資生堂が「Box」を導入しているように、日本企業の間でも徐々にこのサービスを利用する会社が増えているようです。
特徴はファイルの共有が主な目的ではなく、クラウド上で仕事を進めていくための共同作業的プラットフォームとして機能する点です。
Boxを使えば場所、デバイス関係なく、ほかのユーザーとリアルタイムに文章作成、編集、レビューができます。
無料で10GBまで使用可能、Boxは企業向けに開発されたこともあり、ファイルの共有から共同作業、閲覧権限の細かな設定などセキュリティ面への配慮が魅力です。
まとめ
どのファイル共有サービスも無料である程度の容量が使えるので、まずは無料で使いながら、利用用途や目的に合ったサービスを選んでいくとよいかもしれません。
このようにクラウドストレージサービスは便利なものではありますが、データ消失や漏洩のリスクがありますので、ファイル共有サービスを活用する際は必ずセキュリティ対策を行うようにしましょう。
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